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Comment préparer et animer une réunion ?

Comment préparer et animer une réunion ?

Bien que l’organisation d’une réunion soit une étape importante vers l’instauration de meilleures conditions de travail, elle n’en demeure pas moins insuffisante.

Une réunion bien organisée mais ennuyeuse n’aura pas le même impact qu’une rencontre dynamique pleine de vie.

A lire aussi : Quelles sont les qualités d'un bon chef d'équipe ?

Alors, comment puis-je organiser une réunion ?

Il y a quelques astuces pour cela que je vais vous présenter dans cet article.

A lire en complément : Comment se manifeste le conflit ?

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Structure solide pour organiser efficacement une réunion

Structurer la réunion : le pouvoir d’anticipation

Allons au centre du sujet : la structure de la réunion.

Si vous voulez en savoir plus sur la meilleure façon de préparer votre réunion, consultez cet article.

Apprenez à concevoir le succès et à animer le projet.

Si vous avez suivi les conseils de l’article précédent, vous auriez dû décider ci-dessus comment mieux remonter le moral et organiser votre réunion.

Cette structuration avant de commencer la réunion vous permet d’avoir une bonne visibilité et de mieux vous organiser.

  • Par exemple, si vous avez une heure de réunion, il vous sera difficile de donner la parole à tout le monde et de prendre une table ronde complète ou de petits ateliers de remue-méninges.
  • De même, si vous avez plusieurs heures de réunion et que vous ne faites que Powerpoint, votre public peut avoir du mal à se concentrer pendant la réunion.

Par conséquent, la facilitation efficace d’une réunion de travail commence par une bonne préparation.

En outre, une réunion mal organisée qui va dans tous les sens, sans guide, est très douloureuse à suivre.

Essayez d’avoir de la visibilité dans :

● Le temps disponible● La salle dans laquelle vous serez. ● Le ton de la réunion. Si la réunion est très formelle, difficile à mettre en place des jeux pour accueillir une réunion d’affaires, par exemple.● Comprendre quel public aura en face de vous.Certaines personnes aiment les jeux, d’autres préfèrent les choses plus traditionnelles.● Le matériel que vous possédez la journée.Souvent, les choses les plus simples sont les plus efficaces. Ne commencez pas à configurer des choses trop complexes.● Ce que vous voulez communiquer. Supprimez deux ou trois axes principaux à évoquer.

Une fois que vous aurez cette information, il vous sera plus facile de structurer votre réunion et de comprendre comment organiser efficacement une réunion de travail.

Gestion du temps : L’importance de la préparation

J’ insiste sur la gestion du temps, car elle est essentielle.

De nombreuses réunions destructrices dépassent le temps prévu initialement , principalement en raison du manque d’organisation.

Pour éviter cela, il y a quelques petits trucs que je vais vous donner dans le reste de cette article.

Ce que vous devez comprendre, c’est que lors de la planification de la durée d’un rendez-vous, les gens s’attendent à ce que la réunion dure l’heure indiquée.

Pour éviter les surprises désagréables et créer des contraintes, idéalement être aussi honnête que possible :

  1. Ou vous savez que la réunion durera probablement plus longtemps. Dans ce cas, au lieu de donner une plage de temps (à environ 30 minutes). Votre interlocuteur ne sera pas surpris si la réunion dépasse le calendrier.
  2. Ou vous savez que la réunion ne peut pas dépasser le calendrier établi. Dans ce cas, définissez des règles claires et un cadre solide qui définira dans l’introduction à votre réunion, pour célébrer ce moment.

Enfin, si vous voulez parler de nombreux sujets (plus que les deux ou trois axes principaux), demandez à vos interlocuteurs s’ils préfèrent avoir plusieurs petites réunions ou une grande réunion pour y faire face en même temps.

La mauvaise gestion du temps d’une réunion vient souvent de :

  1. structuration inadéquate ;
  2. manque de préparation ;
  3. un manque de communication.

Pour une bonne efficacité et une bonne compréhension entre vous et vos employés, essayez d’être impeccable dans ces trois aspects.

Gestion et résolution des conflits : la clé des réunions pacifiques

Les conflits dans les réunions sont un poison qui devrait également être essayé de désactiver le plus rapidement possible.

Les réunions ne peuvent pas avoir lieu pour les raisons mentionnées ci-dessus, mais aussi si :

  1. Il y a des tensions au sein du groupe ;
  2. Il y a un élément perturbateur dans le groupe.

Pour vous donner un indice sur les tensions existantes :

  • Essayez d’identifier les personnes qui luttent pour collaborer ensemble,
  • Essayez d’organiser des jeux d’organiser une réunion et de les mettre dans la même équipe pour voir leur réaction,
  • Parfois, les tensions s’éclairent pendant les réunions.

En cas de conflit, les dangers sont multiples :

● Débats stériles et dénués de sens qui perdent un temps précieux ; ● Lutte contre l’ego, qui perdent de vue le but principal ; ● Une tension qui s’étend aux autres membres de la rencontre.

Une fois de plus, le cadre de la réunion devrait permettre de limiter au maximum ces problèmes.

En limitant le discours prématuré , par exemple (lever la main avant de parler), vous empêchez les protagonistes de se submerger.

N’ oubliez jamais que la clé pour apaiser les conflits est toujours l’utilisation de la communication.

Si les gens ne peuvent pas arrêter d’éclabousser pendant la réunion, calmer le jeu en proposant de résoudre le conflit plus tard.

Toujours essayer d’avoir une brève interview avec les protagonistes pour tout mettre à plat et voir comment réparer les choses.

Ce cadre et conseils de limitation de la parole aident également à limiter l’action des éléments perturbateurs.

Ces gens adorent :

  • Ramener tous les sujets à leurs problèmes ;
  • Monopoliser le discours ;
  • Faire des appartements avec d’autres membres, briser la dynamique de la réunion.

est donc essentield’établir un cadre de parole strict au début d’une réunion Il pour éviter ce genre de désaccord.

Ensuite, vous aurez les mains libres pour savoir comment organiser une réunion au mieux.

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5 styles pour organiser une réunion

Il y a plusieurs façons d’organiser une réunion de travail.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon d’engager vos employés dans une réunion de projet, vous pouvez afficher cet article.

1- La réunion Powerpoint

Le plus classique et le plus répandu est la rencontre avec un Powerpoint.

Bien que perçue comme ennuyeuse et un peu « ancienne », elle est toujourstrès efficace.

En fait, la prise en charge de Powerpoint permet :

● Soutenez vos commentaires ; ● Améliorez la supervision de votre public ; ● Pour donner des axes à votre discours ; ● Fournir du matériel visuel.

Cependant, il doit être utilisé à bon escient : un Powerpoint qui est lu d’une manière unifilaire est très inefficace !

Enfin, évitez de mettre trop de texte sur les diapositives.

Allez aux bases et utilisez des graphiques et d’autres images pour égayer votre discours !

En savoir plus sur les présentations captivantes.

2- Le tour du discours

Il peut être intéressant au début ou lors d’une réunion, donnez un tour de parole à l’auditoire.

Elle doit être formulée, tant en termes de choses à dire que de durée, sous peine de perdre beaucoup de temps à des pourparlers inutiles.

Ce tour de discours peut prendre la forme :

  1. D’ une brève présentation ;
  2. Donnez votre avis sur un sujet spécifique ;
  3. Parler de vos expériences personnelles dans un domaine spécifique.

Parler permet à chacun de participer à la réunion et crée des interactions qui brisent la monotonie de la présentation.

3- Une sortie chronométrée ou un jeu

Aussi, afin de respecter la durée de la réunion, un ton improvisé de quelques minutes peut être un moyen efficace de pousser la réunion.

Par exemple, laissez le souscripteur quelques secondes pour présenter votre projet de manière claire et concise.

Une autre idée pourrait êtred’organiser un jeu de rôle où chaque participant à la réunion doit incarner un personnage.

Ceci est particulièrement utile pour :

  • Exercer les gens à de nouvelles méthodes ;
  • Mettez-les à la place du client, du manager ou du collaborateur
  • Créer des liens entre les membres de l’équipe.

4- Idées pluvieuses

Comme le jeu de rôle, l’idée est une fois de plus de permettre aux membres de la réunion de participer.

Divisez la pièce en petits groupes, donnez-leur un matériau simple (feuilles, feutres) et laissez-les réfléchir à un sujet.

Ceci est particulièrement utile pour :

  1. Soudure de l’équipement ;
  2. Donnez à chacun le sentiment d’avoir un réel impact ;
  3. Utilisez l’intelligence collective pour obtenir de bons résultats.

5- Pecha Kucha

Le Pecha Kucha est un format de présentation original.

Il est très facile à configurer :

  • Vous avez 20 diapositives à présenter ;
  • Chaque diapositive dure 20 secondes au maximum ;
  • Vous devez parler sans regarder la diapositive.

Cette méthode présente de nombreux avantages :

  1. La présentation dure moins de 7 minutes, ce qui vous permet de vous libérer du temps et de mettre en place des jeux pour organiser une réunion ;
  2. Il vous impose d’aller aux bases, très utile si vous adhérez à de longues phrases ;
  3. Il a créé une dynamique dans la parole et impose une certaine capacité oratoire.

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En conclusion

Comme vous le comprendrez, il y a plusieurs façons d’organiser une réunion de travail – la seule limite est votre imagination !

La chose importante à retenir pour savoir quelle est la meilleure façon d’organiser une réunion est d’encourager les gens à participer, par tous les moyens.

Cependant, certains critères doivent toujours être remplis pour vous permettre de mener efficacement une réunion de travail :

  • Un calendrier précis ;
  • Structuration parfaite et planifiée en amont ;
  • Bonne communication pour éviter les conflits, les éléments perturbateurs ou les réunions gênantes.

Avez-vous des conseils pour encourager vos employés à participer ?

Avez-vous des stratégies pour piloter vos réunions ?

Partagez ceci avec nous dans les commentaires !

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