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Pourquoi faire des réunions d’équipe ?

Pourquoi faire des réunions d’équipe ?

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Tout ce que vous devez savoir sur l’organisation d’une réunion professionnelle.

Comment organiser une réunion ? Où pouvez-vous trouver et réserver une salle de réunion ? Qu’est-ce qu’une séance plénière ? Ce sont toutes les questions que vous devrez vous poser pour organiser votre prochaine réunion professionnelle. Avec cet article, vous découvrirez étape par étape, les choses que vous devez faire pour organiser avec succès une réunion d’équipe. Pour commencer, discutons des raisons et des avantages pour lesquels vous devriez organiser une réunion d’entreprise. Ensuite, nous verrons quels types de réunions vous pouvez organiser et surtout nous vous conseillerons sur les meilleures étapes à suivre pour trouver la salle idéale où elles peuvent avoir lieu. Rappelez-vous, chez Privateaser, nous sommes toujours des experts quand il s’agit de trouver un endroit idéal pour tout type d’événement. Enfin, vous obtiendrez tous les conseils que nous pouvons vous donner pour organiser au mieux votre prochaine réunion professionnelle.

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Inspiration pour votre réunion

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1) Pourquoi organiser une réunion professionnelle

Cela peut sembler évident pour certains, et pourtant il y a deux écoles : l’une qui préconise les avantages des réunions et l’autre qui ne recommande pas cette pratique. Nous avons pris le côté de la première école et nous expliquerons l’utilité d’une réunion. Si vous êtes en charge de l’organisation de ce prochain événement professionnel alors vous l’aimez ! Vous découvrirez tous les avantages d’une réunion professionnelle et pouvez convaincre vos collègues encore un peu réticents à cette idée.

Il existe trois types de réunions dont le but est différent. Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et nous n’avons conservé que les trois grandes catégories de réunions.

a) Réunion d’information.

Cette réunion peut prendre deux façons : partager ou partager des informations ou récupérer des informations . Cela dit, un exposé peut aussi combiner les deux. Par exemple, lors d’une réunion d’information, vous pouvez faire le point, faire rapport sur une stratégie ou vous tenir au courant des derniers développements réalisés par vos collègues. En fait, plus une entreprise grandit, plus il est difficile de se tenir au courant des progrès et des objectifs que chaque ministère a atteints. Il est toujours bon de savoir que les représentants de les ventes ont dépassé leurs objectifs plus d’un mois avant la date limite. Ou, que le centre partenaire vient de signer avec 8 nouveaux employés et cela en moins d’un mois ! Un autre exemple est une réunion de formation pour offrir à vos collègues ou employés de nouvelles compétences professionnelles. La formation peut également être conçue pour améliorer les compétences de vos employés dans un domaine particulier ou leur apprendre à utiliser le nouveau logiciel qui sera nécessaire ultérieurement. En fait, une réunion d’équipe permet de diffuser simultanément des informations utiles à tous les membres.

b) La réunion de promotion des échanges.

Dans ce type de réunions, ce qui se distingue, c’est la communication au sein d’une même équipe ou entre les différentes équipes d’une entreprise. La rencontre favorise le contact humain. En effet, il améliore la cohésion au sein de l’entreprise et contribue au sentiment d’appartenance les employés. En organisant ce type de réunion, vous serez en mesure d’écouter l’opinion des autres et de vous enrichir mutuellement. Par exemple, vous pouvez trouver des idées que vous n’auriez jamais pensé lorsd’un remue-méninges . Vous serez en mesure d’analyser un problème de différents points de vue ; les gens sont devenus opérationnels ou ceux, plus de stratégie. Il est bien connu, il n’y a rien de mieux que la communication pour progresser, quels que soient les domaines. Plus il y a de communication au sein de votre équipe et plus grande échelle au sein de l’entreprise, plus cela se fera naturellement. Une chose mène à une autre, l’échange favorise la communication et vice versa.

c) Prise de décision.

Ce type de réunions nous permet de valider, dans son ensemble, une décision qui est comprise et acceptée par tous. Par exemple, dans certaines entreprises, il y a des comités de valeurs mobilières qui se réunissent avant chaque contrat à long terme. À les entreprises, en particulier les start-ups, ont souvent fondé leur façon de travailler sur des valeurs telles que la cohésion, la transparence et l’ambition. Cela leur permet d’avoir une ligne de conduite que tous les employés de l’entreprise maintiennent. Ce comité se réunit lors d’une réunion et approuve l’embauche d’une personne particulière fondée sur le respect et le respect des valeurs de l’entreprise. Au cours d’une réunion décisionnelle, ce qui sera dit et lancé sera justifié pour des raisons que chaque participant aura approuvées au stade initial. Une réunion de décision peut être organisée pour résoudre les problèmes, de sorte que chaque participant trouve une solution appropriée . En fin de compte, lors d’une telle réunion, vous serez en mesure d’aborder collectivement une question d’intérêt pour les participants. De plus, le fait de prendre une décision multipartite lors d’une réunion évite les contestations plutôt qu’une décision individuelle.

Le Les réunions peuvent être complétées par un moment à partager, comme un dîner ou un cocktail. En choisissant cette formule, une simple réunion peut devenir un point culminant de l’entreprise. Ce sera l’occasion de combiner un moment de réflexion et de détente, en une journée. Toutefois, il importe de préciser qu’une réunion plénière d’entreprise n’est efficace que si elle répond à un besoin réel et qu’elle répond à un objectif spécifique , comme le bilan de l’état d’avancement d’un projet. Surtout, une réunion ne devrait pas devenir une routine.

2) Différents types de salles pour les réunions professionnelles

Vous pouvez décider d’organiser votre réunion autrement que dans une salle de réunion classique. Si vous décidez de l’organiser dans un environnement différent de l’environnement professionnel habituel , il donnera un ton ludique et amical, beaucoup plus propice au dialogue et à la cohésion du équipe. Il y a beaucoup de salles de réunion à Paris, mais si vous souhaitez organiser une réunion d’équipement original, nous vous laissons découvrir, point par point, les meilleurs endroits de la capitale.

  • espaces de coworking ont prospéré rapidement et partout à Paris. Ils sont rapidement devenus les nouveaux endroits à la mode pour aller travailler dans des conditions obsolètes. Oubliez le froid et sans interaction sur lequel vous travaillez seul, dans votre coin. Avec les espaces de coworking, vous vous retrouverez dans des endroits chauds, où vous vous sentirez comme chez vous, avec des boissons chaudes illimitées comme le thé ou le café. Certains espaces de coworking offrent même un service traiteur, des salles de repos, des douches ou même une salle de sport. Vous pouvez organiser des réunions dans un environnement convivial, Les propice à l’échange et à l’interaction. Vous voyez, en choisissant un espace de coworking, vous convaincrez plus de gens pour participer à votre événement. Peut-être même les plus réfractaires aux réunions d’entreprise seront plus enthousiastes ! Voici un exemple d’espace de coworking que nous recommandons pour une réunion : Deskeo room 100.

Découvrez nos coworkings

  • hôtels et palais parisiens offrent de belles salles de réunion. Souvent spacieuses et bien adaptées pour accueillir des événements professionnels tels que des lancements de produits, des cocktails invités ou des conférences, ces salles sont également parfaites pour des réunions professionnelles. L’organisation d’une réunion dans un hôtel donne un prestige particulier à ces réunions. Les hôtels et les palais parisiens sont des lieux exceptionnels pour organiser une réunion. Ce ne sont pas les participants qui vous diront le contraire ! Choisissez un hôtel avec terrasse, spa ou toit pour Si vous ne le saviez pas encore, de nombreux rendre votre réunion atypique. Pour découvrir les plus beaux endroits de Paris, visitez les meilleurs hôtels de Paris. Vous voyez, vous ne serez pas déçus.

Découvrez nos chambres d’hôtel

  • Le nombre de participants à votre réunion est si important, donc vous voulez l’organiser dans un espace de grande capacité ? Plusieurs espaces à Paris sont dédiés à la célébration de tout type d’événement professionnel. Certaines d’entre elles offrent un grand espace d’exposition comme le Carreau du Temple ou La Villette Halle. Par conséquent, vous serez en position optimale pour accueillir une réunion de plusieurs dizaines de personnes. L’avantage des salles de réunion est qu’elles sont modulaires et personnalisables très facilement. En fait, il est souvent possible de choisir votre propre décor, ainsi que vos propres meubles avec le fournisseur de votre choix. N’attendez plus pour organiser une réunion qui vous ressemble.

Découvrez nos salles de réunion

  • Jusqu’ à présent, nous n’avons proposé que des espaces intérieurs pour organiser votre réunion. Veuillez noter que les réunions en plein air sont également très appréciées par les entreprises et tout aussi constructives. Bien sûr, si vous décidez d’organiser votre réunion dans un endroit extérieur, vous devrez donner la préférence à la saison estivale ou vous attendre à un beau temps le jour J. Cependant, il y a des barnums ou des chapiteaux de jardin que vous pouvez commander pour prédire d’éventuels mauvais temps. En ce qui concerne les locaux, cela peut être fait dans un parc, un jardin, une forêt ou un champ avec l’équipement approprié comme un carton de papier, des cahiers et assez pour écrire. Votre réunion aura un aspect rural et permettra à vos collègues ou employés de prendre l’air frais tout en participant à votre réunion.

Découvrez nos chambres avec jardin

  • Un petit fantasme n’a jamais blessé personne, alors pourquoi ne pas organiser votre prochaine réunion dans un château, sur une péniche ou même dans un loft ? Ne rêvez plus, c’est tout à fait possible ! Sur le site Privateaser, vous pouvez trouver une multitude d’établissements obsolètes et organiser votre réunion sans soucis. La ville de Paris est connue dans le monde entier pour ses monuments, sa gastronomie, mais aussi pour ses célèbres bateaux qui descendent le long de la Seine. L’organisation d’une réunion d’équipe sur péniche, quai ou à flot rendra votre réunion inoubliable et inhabituelle. Si vous n’avez plus d’inspiration, peut-être la barge supérieure de Paris et le loft supérieur de Paris peuvent vous aider.

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Notez également que votre réunion n’a pas besoin de s’asseoir. Vous pouvez également organiser une réunion permanent. En outre, selon certaines études, les réunions permanentes seraient plus bénéfiques et plus productives. En fait, votre choix en termes d’emplacement de votre salle de réunion d’affaires dépendra de l’atmosphère que vous souhaitez donner à votre événement. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de faire votre choix.

3) Comment organiser une réunion professionnelle

Pour organiser une réunion professionnelle, il est nécessaire de le faire quelques mois à l’avance . En moyenne, 2-3 mois suffiront. Il sera nécessaire de trouver le temps de contacter les fournisseurs, tels qu’un prestataire de restauration, le temps de résoudre les détails et surtout le temps de préparer le contenu de la réunion. Toutefois, s’il s’agit d’une réunion planifiée à plusieurs reprises, comme la réunion mensuelle de votre équipe, un mois de préparation suffira. Tout dépend de l’importance de votre réunion et si vous prenez effectué dans les mêmes conditions que d’habitude. Par exemple, si vous ne modifiez pas la salle de réunion, vous n’avez pas à effectuer des recherches préalables et à gagner du temps. Voici donc quelques trucs et astuces pour organiser une réunion professionnelle.

a) Avant

  • Nous vous rappelons que pour qu’une réunion soit efficace, elle doit atteindre les objectifs. Avez-vous vraiment besoin d’une réunion ? Si vous êtes habitué à avoir une réunion tous les lundis mais n’a pas un but spécifique, alors il n’est pas avantageux de la tenir. D’autre part, si le but de cette rencontre est de définir les missions de la semaine et de se tenir au courant de l’avancement de tel ou tel projet, alors il ne fait aucun doute que votre rencontre devrait avoir lieu ! Lorsque vous définissez des objectifs, tirez parti de cibler votre public et vos participants. Est-ce l’ensemble de la société qui est invitée, est-ce une réunion d’assemblée ou un simple poste, ou même avec des gens de dehors ? N’oubliez pas, aussi, de fixer votre budget . Prenez en compte : la location de la salle, les adjuvants le cas échéant, la location de matériel si nécessaire, un service de restauration et peut-être même les moyens de locomotion si votre réunion a lieu relativement loin de votre lieu de travail habituel.
  • Ensuite, vous devrez planifier l’événement. Pour cela, il vous appartient de trouver la bonne niche. Il peut être inapproprié de tenir une réunion d’équipe très importante à 9 h du matin, juste après la soirée de fin d’année de l’entreprise. En outre, une réunion à la mi-août, alors que la moitié des personnes intéressées sont en vacances, n’est certainement pas la période la plus appropriée. Planifier la réunion signifie non seulement trouver la date correcte, mais aussi établir un calendrier. Votre réunion durera une ou deux heures ou, au contraire, aurez-vous place pour une journée complète ? Il est très important que votre réunion soit ponctuée. À cette fin, il doit commencer à temps et respecter le temps de parole de chaque orateur. N’oubliez pas de donner des pauses à vos participants et conférenciers. La concentration diminue après 45 minutes et votre public n’aura plus la même attention qu’au début. Qui dit planification, dit également trouver l’endroit idéal et les fournisseurs de services de réservation. Le plus tôt vous y arrivez, plus vous avez d’options en termes de chambres et de disponibilité des fournisseurs.
  • Maintenant que vous avez trouvé la date et le lieu pour organiser votre réunion, vous devriez communiquer ces informations. La communication interne peut se faire grâce à une variété d’outils tels que le courrier professionnel, la plateforme Slack ou l’agenda commun pour tous les employés. S’il y a des conférenciers ou des participants en dehors de l’entreprise, vous pouvez également utiliser le Boîte aux lettres professionnelle ou une invitation papier si vous voulez rendre les choses très formelles. Inviter est une chose. Mais n’oubliez pas d’encourager vos invités à confirmer leur présence. Laconfirmation du nombre de participants est très importante et vous permettra d’organiser votre réunion encore mieux. Cela vous permettra d’ajuster certains points tels que l’endroit à choisir, le nombre de couverts si vous proposez un repas, etc.
  • N’ hésitez pas à partager vos documents justificatifs pour informer les participants du sujet de la réunion et la rendre plus efficace. Ces documents doivent être préparés à l’avance et peuvent être des documents techniques, des échantillons de produits si vous prévoyez une démonstration, un prototype ou un modèle. En partageant ces documents et en jouant la carte de transparence pendant la réunion, vous habiliterez les participants. Ils sauront à quoi s’attendre et seront en mesure de préparer vos questions avant, si certains points n’étaient pas tout à fait clairs. Par conséquent, chaque participant aura un rôle à jouer et rendre la réunion plus efficace. Il n’y a rien de pire qu’un public qui s’ennuie ou qui ne répond pas beaucoup lors d’une présentation.

b) Pendant

  • Il est parti, c’est le jour J et tout doit se passer parfaitement. Commencez par accueillir votre personnel et vos invités avec une collation. Par exemple, petit déjeuner si votre réunion a lieu le matin. L’accueil doit être chaleureux afin que les participants se sentent à l’aise et de bonne humeur. Cela peut sembler logique, mais pensez à sourire ! Le bon milieu de travail est un facteur clé du succès. Assurez-vous ensuite que tous les participants se sentent à l’aise. Pour ce faire, vous pouvez mettre des instructions pour les empêcher de se perdre et de perdre trop de temps à chercher leur chemin. Envisagez également de fournir des postes supplémentaires, peut-être certains ont oublié de confirmer leur présence, mais en fait, ils sont là pour assister à la réunion. Ce serait une honte s’ils étaient debout et devaient passer des heures sans pouvoir s’asseoir. Gérer la présence et l’accueil des invités sera un bon début pour commencer une réunion dans des conditions optimales.
  • La réunion commencera bientôt. Ne stresse pas, tout ira bien. Il est temps, pas une minute de retard. Vous ou votre premier orateur pouvez commencer la réunion. Laponctualité est un critère très important dans le monde professionnel, alors assurez-vous de respecter l’heure prévue. Il commence par annoncer l’ordre du jour au début de la réunion : le cadre précis et le temps consacré à chaque point. Une fois de plus, cela fait partie du rythme de votre rencontre. Les participants seront établis et auront à l’esprit une planification pour se préparer personnellement à la réunion.
  • Maintenez toujours une bonne attitude. Qu’entendons-nous par là ? Restez diplomate, dynamique et attentif à votre public. Il est vrai que le moment est très important dans une réunion. Nous avons répété à plusieurs reprises que le respect du temps d’intervention de chaque personne et du temps alloué à chaque sujet étaient primordiaux. Cependant, si vous voyez que la plupart des participants souhaitent s’y poser, il pourrait être approprié de leur accorder quelques minutes de plus. C’est votre décision de juger ! Tu es une sorte de maître du temps.
  • Même si vous aviez tout planifié dans les moindres détails, des dangers de dernière minute peuvent survenir. Ne paniquez pas, cela arrive même au meilleur. Est-ce qu’un fournisseur vous fait faux et vous finissez avec rien pour offrir de la nourriture à vos invités ? Le conférencier principal Vous avez manqué votre train et ne pourrez pas assister à la réunion ? Il y a des solutions pour tout. Analysez le problème et essayez de trouver une solution simple. Peut-être que l’un de vos collègues peut sauver le pieu et contacter quelqu’un d’autre pour remplacer le travailleur. En tout cas, nous sommes tous humains et si ce n’est pas votre responsabilité et nous ne pouvons rien faire pour surmonter ces préoccupations de dernière minute, nous sommes presque sûrs que vos invités comprendront la situation et vous pardonneront. Et puis, comme on dit, une fois n’est pas coutumier.

c) Après

  • Une fois tous les invités partis, en plus de démonter l’équipement configuré et de ramasser ce que vous avez apporté pour votre réunion, vous devrez évaluer les avantages. Quelles sont les informations importantes que vous avez prises ? Qu’allez-vous commencer pour aborder la question initiale de la réunion ? Que pouvez-vous améliorer pour votre prochaine réunion ? Toutes les réponses à ces les questions doivent être écrites afin que vous puissiez ensuite les reprendre et les appliquer au sujet pertinent. Un rapport de la réunion ne sera pas trop pour vous rappeler tous les éléments discutés au cours de cette réunion. Vous devrez également déterminer si les objectifs ont été atteints . Vous n’avez pas fait tous ces efforts pour quoi que ce soit, avec votre équipe, voyez si votre réunion a tenu ses promesses et maintenant vous avez toutes les cartes à portée de main pour organiser la prochaine réunion avec une main maîtresse.
  • La meilleure façon d’améliorer est de comprendre vos erreurs et de tout mettre en place afin de ne pas les répéter. Terminez ce moment sur les points d’amélioration que vous souhaitez demander pour la prochaine réunion. Vous pouvez le faire, chaud, juste après la réunion avec votre équipe organisatrice, mais aussi plus tard. Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel quelques semaines plus tard pour demander aux participants de commentaires sur l’expérience qu’ils ont vécue. Demandez la rétroaction des principales parties prenantes, vous aurez des points de vue différents. Ce sera un bon moyen d’améliorer la prochaine fois.
  • N’ oubliez pas de remercier les employés pour leur présence. Sauf si vous avez tout organisé par vous-même, merci sont toujours les bienvenus surtout après l’organisation d’une telle réunion. Vous pouvez, par exemple, simplement les remercier d’avoir emménagé. C’est une attitude professionnelle qui vous permet également de maintenir un bon contact avec des personnes qui peuvent vous aider plus tard. Si vous avez été en mesure de compter sur eux pour cette fois, alors vous serez certainement en mesure de le faire la prochaine fois.

Ce sont les participants d’une réunion qui la transforment en succès ou en échec. Mais une bonne préparation, avec un calendrier précis, des règles de fonctionnement et de conduite connu de tout le monde et une boîte d’idées peut incliner l’équilibre vers le côté droit et transformer votre réunion en un outil efficace de production ou de prise de décision.

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