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Quel délai pour la régularisation des charges locatives ?

Quel délai pour la régularisation des charges locatives ?

Chaque année, le propriétaire d’un logement dont les frais sont payés par le locataire sous forme de provisions doit procéder à un rajustement des frais. Mais il peut arriver que ce délai ne soit pas respecté, surtout à cause de l’oubli. Quelle est la date limite pour le rajustement des frais de location ? Quelles sont les conséquences d’une régularisation tardive ? E-intendance vous éclaire.

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L’ essence du dossier :

  • Comprendre ce qui est la régularisation des charges
  • Connaître la période d’ajustement des frais de location
  • Mesurer les conséquences d’un retard de régularisation

L’ ajustement des coûts de location, une opération annuelle

Les frais de location, ou frais recouvrables, correspondent aux dépenses liées au logement loué payées par le propriétaire, mais qui peuvent être imputées au locataire (électricité dans les espaces communs, chauffage collectif, taxes pour l’élimination des déchets ménagers, etc.).

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Lorsque les dépenses recouvrables d’une maison louée sont payées par le locataire sous forme de provisions mensuelles ou trimestrielles (comme c’est le cas pour la plupart des loyers vides), le propriétaire doit procéder au moins une fois par an à ce qu’on appelle le « rajustement des dépenses » . Dans cette transaction, vous devez compter sur le dénombrement des dépenses que vous avez réellement payées au cours de la dernière année pour déterminer si votre locataire a payé des réservations trop élevées ou, inversement, trop faibles.

  • Si votre locataire a payé trop de frais de loyer au cours de l’année, vous êtes tenu de rembourser le trop-payé au locataire ;
  • Si votre locataire a payé moins qu’il ne devrait l’être, vous devez lui verser un supplément.

Si le délai pour l’ajustement des frais de location est normalement un an, le règlement n’impose aucune date. Par conséquent, vous pouvez choisir de l’effectuer à la date anniversaire du bail ou non. En pratique, la régularisation des frais est le plus souvent effectuée après la réception du dénombrement annuel des dépenses en copropriété.

Régularisation des frais de location et délai de prescription

Vous avez oublié de régulariser les frais pour une année donnée ? Ne paniquez pas, vous pouvez le faire tard. Pour l’ajustement des frais de location, la loi prévoit un délai de prescription : il est stipulé que le bailleur peut réclamer des arriérés de frais dus pendant trois ans . Et cela, quelle que soit la raison du retard dans la régularisation.

Attention : Si vous n’avez pas rajusté les frais au cours de l’année en fonction de votre date d’échéance, votre locataire a le droit d’exiger un paiement excédentaire de 12 mois .

De plus, si l’affaire est portée devant le tribunal, vous pourriez être condamné à payer des dommages-intérêts à votre locataire si votre régularisation tardive est considérée comme injuste, brutale et comme un manque de votre part (par exemple, si votre locataire vous a envoyé une lettre vous demandant de poursuivre les frais de régularisation et que vous l’avez ignoré). Dans les cas les plus graves, le juge peut refuser de régulariser les frais de location hors temps, même si la période en question est inférieure à trois ans.

Comment procéder à la régularisation des charges récupérables ?

Il est nécessaire de se conformer à une certaine formalité dans le contexte de la régularisation des charges récupérables.

Un mois avant la date fixée pour le rajustement des frais annuels, vous devez communiquer certaines informations à votre locataire, par courriel ou par la poste :

  • le calcul des coûts de location classés par nature des redevances (électricité provenant des espaces publics, eau chaude, eau froide, dépenses liées à l’entretien des espaces verts, etc.)
  • ; comment répartir les charges entre les locataires si leur propriété se trouve dans une copropriété ;
  • une note informative sur le calcul de la production de chauffage et d’eau chaude.

De plus, vous devez fournir au locataire les documents justifiant les frais réels, si vous le demandez dans les six mois suivant l’envoi de votre compte de frais (dénombrement des frais de copropriété, notification fiscale pour l’élimination des ordures, etc.).

Pour vous aider avec votre approche, n’hésitez pas à vous fier à notre modèle de régularisation du courrier des frais de location.

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